Politique de sécurité
Politique de protection des renseignements personnels
1. Contexte
Le Réseau d’Action pour l’égalité des femmes immigrées et racisées du Québec (RAFIQ) est une organisation à but non lucratif basée au Québec, engagée dans des activités visant à défendre les droits des femmes immigrées, développer leurs capacités et favoriser leur concertation.
La présente politique a pour objectif de garantir la protection des renseignements personnels et définir les procédures de collecte, d’utilisation, de communication, de conservation et de destruction des renseignements personnels par le Réseau d’Action pour l’égalité des femmes immigrées et racisées du Québec (RAFIQ). Elle vise à fournir des informations claires aux parties concernées sur la manière dont l’organisation gère leurs renseignements personnels et à couvrir également le traitement de ces renseignements via des moyens technologiques.
2. Application et définitions
Cette politique s’applique au Réseau d’Action pour l’égalité des femmes immigrées et racisées du Québec (RAFIQ), ce qui englobe ses dirigeantes, employées, consultant(e)s, membres, bénévoles, usagères, et toute personne agissant au nom de l’organisation. Elle est également applicable au site web du Réseau d’Action pour l’égalité des femmes immigrées et racisées du Québec (RAFIQ) ainsi qu’à tout site web sous le contrôle et la gestion de l’organisation.
Cette politique englobe tous les types de renseignements personnels gérés par le Réseau d’Action pour l’égalité des femmes immigrées et racisées du Québec (RAFIQ), qu’il s’agisse des renseignements qui englobent ses dirigeantes, employées, consultant(e)s, membres, bénévoles, usagères, et toute personne agissant au nom de l’organisation ou de toute autre personne (telles que les visiteurs de ses sites web ou autres).
Aux fins de cette politique, un renseignement personnel définit toute information concernant une personne physique qui permet de l’identifier directement ou indirectement.
Aux fins de la présente politique, un renseignement personnel est une information liée à une personne physique, permettant directement ou indirectement son identification. Cela englobe des éléments tels que le nom, l’adresse, l’adresse électronique, le numéro de téléphone, et d’autres catégories similaires.
Par ailleurs, un renseignement personnel sensible désigne une information pour laquelle il est raisonnable de s’attendre à un niveau élevé de confidentialité. Cela peut inclure des données concernant la santé, les informations bancaires, les caractéristiques biométriques, l’orientation sexuelle, l’origine ethnique, les opinions politiques, ainsi que les croyances religieuses ou philosophiques, et d’autres sujets similaires.
Il est à noter que les coordonnées professionnelles ou d’affaires d’une personne, telles que le nom, le titre, l’adresse électronique, ou le numéro de téléphone au travail, ne sont généralement pas considérées comme des renseignements personnels.
De plus, conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec, à compter du 22 septembre 2023, les sections 3 (collecte, utilisation, communication), 4 (conservation et destruction) et 6 (sécurité des données ) ne s’appliquent pas aux renseignements personnels relatifs à une fonction exercée au sein d’une entreprise, tels que le nom, le titre, la fonction, l’adresse professionnelle, l’adresse électronique et le numéro de téléphone du lieu de travail .
De plus, ces mêmes dispositions ne s’appliquent pas aux renseignements personnels qui sont de nature publique en vertu de la loi, dès l’entrée en vigueur de la présente politique.
3. Collecte, utilisation et communication
Le Réseau d’Action pour l’égalité des femmes immigrées et racisées du Québec (RAFIQ), dans le cadre de ses activités, peut collecter divers types d’informations, et ce, dans le but de répondre à son mandat et à sa mission, à la Loi sur les compagnies (LRQ, chapitre C-38), aux règles du Registraire des entreprises et aux exigences de ses bailleurs de fonds. Les types d’informations que le Réseau d’Action pour l’égalité des femmes immigrées et racisées du Québec (RAFIQ) pourrait collecter, leur utilisation (ou objectifs visés), ainsi que les méthodes de collecte de ces informations, sont transmises dans l’Annexe A de la présente politique.
En outre, lors de la collecte de renseignements personnels, le Réseau d’Action pour l’égalité des femmes immigrées et racisées du Québec (RAFIQ) fournira aux personnes concernées des informations sur toute autre donnée recueillie, les motifs de cette collecte, les moyens utilisés, ainsi que toute autre information requise par la loi.
Le Réseau d’Action pour l’égalité des femmes immigrées et racisées du Québec (RAFIQ) suit les principes généraux cidessous en ce qui concerne la collecte, l’utilisation et la communication des renseignements personnels :
Consentement :
La collecte des renseignements personnels se fera après que la personne concernée aura été informée par la présente politique sur leur utilisation et leur communication aux fins spécifiées (consultez l’Annexe A pour plus de détails). Par conséquent, la présente politique ainsi que les informations qu’elle contient seront mises à la disposition de la personne concernée lors de la collecte des renseignements personnels.
En général, le Réseau d’Action pour l’égalité des femmes immigrées et racisées du Québec (RAFIQ) recueille les renseignements personnels directement auprès de la personne concernée et avec son consentement, sauf dans les cas où une exception est prévue par la loi.
De plus, le Réseau d’Action pour l’égalité des femmes immigrées et racisées du Québec (RAFIQ) doit obtenir le consentement de la personne concernée avant de recueillir des renseignements personnels auprès de tiers, avant de les partager avec des tiers, ou pour toute utilisation secondaire de ces renseignements. Cependant, il est à noter que le Réseau d’Action pour l’égalité des femmes immigrées et racisées du Québec (RAFIQ) peut agir sans obtenir le consentement dans certaines situations prévues par la loi et conformément à ses dispositions.
Collecte :
- Dans tous les cas, le Réseau d’Action pour l’égalité des femmes immigrées et racisées du Québec (RAFIQ) ne procède à la collecte de renseignements que si elle dispose d’une justification valable. En outre, la collecte sera restreinte aux informations nécessaires pour atteindre l’objectif défini.
- Veuillez noter que les services et programmes du Réseau d’Action pour l’égalité des femmes immigrées et racisées du Québec (RAFIQ) ne ciblent généralement pas les personnes mineures. D’une manière plus générale, l’organisation ne peut recueillir de renseignements personnels concernant des mineurs sauf aux conditions suivantes : les renseignements personnels concernant un mineur de moins de 14 ans ne pourront plus être recueillis auprès de celui-ci sans le consentement du titulaire de l’autorité parentale ou du tuteur, sauf lorsque cette collecte sera manifestement au bénéfice de ce mineur.
Dans certaines situations, le Réseau d’Action pour l’égalité des femmes immigrées et racisées du Québec (RAFIQ) peut également procéder à la collecte de renseignements personnels auprès de tiers sans avoir obtenu préalablement le consentement de la personne concernée. Cela peut se produire si l’organisation a un intérêt sérieux et légitime à le faire, notamment dans les situations suivantes :
a) Lorsque la collecte est dans l’intérêt de la personne concernée et qu’il n’est pas possible de recueillir les informations directement auprès d’elle en temps opportun.
b) Lorsque la collecte est nécessaire pour garantir l’exactitude des informations recueillies.
En outre, le Réseau d’Action pour l’égalité des femmes immigrées et racisées du Québec (RAFIQ) collecte des renseignements personnels de manière indirecte en utilisant des interfaces en ligne, telles que :
– Eventbrite : Le Réseau d’Action pour l’égalité des femmes immigrées et racisées du Québec (RAFIQ) du Québec utilise Eventbrite pour la gestion des inscriptions à ses activités. Eventbrite possède ses propres conditions d’utilisation et politique de confidentialité, que vous pouvez consulter pour obtenir davantage d’informations.
– Google Form : Le Réseau d’Action pour l’égalité des femmes immigrées et racisées du Québec (RAFIQ) utilise Google Form pour faciliter les inscriptions à ses activités. Les données recueillies via Google Form sont soumises aux politiques de confidentialité de Google.
– MailChimp : Le Réseau d’Action pour l’égalité des femmes immigrées et racisées du Québec (RAFIQ) utilise MailChimp pour l’envoi d’infolettres. MailChimp possède ses propres conditions d’utilisation et politique de confidentialité, que vous pouvez consulter pour obtenir davantage d’informations.
Cette collecte par l’intermédiaire de tiers peut être nécessaire pour accéder à certains services ou programmes, ainsi que pour gérer les interactions avec le Réseau d’Action pour l’égalité des femmes immigrées et racisées du Québec (RAFIQ). Dans les cas requis, le Réseau d’Action pour l’égalité des femmes immigrées et racisées du Québec (RAFIQ) obtiendra le consentement de la personne concernée au moment approprié.
Détention et utilisation :
- Le Réseau d’Action pour l’égalité des femmes immigrées et racisées du Québec (RAFIQ) s’assure que les informations qu’elle détient sont à jour et précises au moment de leur utilisation pour prendre une décision concernant la personne concernée.
- Les renseignements personnels d’une personne ne peuvent être utilisés par le Réseau d’Action pour l’égalité des femmes immigrées et racisées du Québec (RAFIQ) que pour les motifs spécifiés dans la présente politique ou pour d’autres raisons divulguées lors de la collecte. Si le Réseau d’Action pour l’égalité des femmes immigrées et racisées du Québec (RAFIQ) souhaite utiliser ces renseignements à des fins différentes ou pour une nouvelle finalité, un consentement supplémentaire devra être obtenu de la personne concernée, et ce consentement devra être express s’il s’agit d’informations personnelles sensibles.
Cependant, dans certaines situations prévues par la loi, le Réseau d’Action pour l’égalité des femmes immigrées et racisées du Québec (RAFIQ) peut utiliser les informations à des fins secondaires sans le consentement de la personne, par exemple :
o Lorsque cette utilisation est manifestement dans l’intérêt de la personne concernée.
o Lorsque cela est nécessaire pour prévenir ou détecter une fraude.
o Lorsque cela est nécessaire pour évaluer ou améliorer les mesures de protection et de sécurité.
- Accès restreint : Le Réseau d’Action pour l’égalité des femmes immigrées et racisées du Québec (RAFIQ) mettra en place des mesures pour limiter l’accès aux informations personnelles uniquement aux employés et aux personnes au sein de l’organisation ayant une justification pour y accéder dans le cadre de leurs responsabilités. L’accès à ces informations sera accordé à d’autres personnes uniquement après avoir obtenu le consentement de la personne concernée.
Communication :
- Généralement, à moins d’une exception spécifiée dans cette politique ou prévue autrement par la loi, le Réseau d’Action pour l’égalité des femmes immigrées et racisées du Québec (RAFIQ) sollicitera le consentement de la personne concernée avant de partager ses renseignements personnels avec un tiers. De plus, lorsque le consentement est requis, en particulier pour des renseignements personnels sensibles, le Réseau d’Action pour l’égalité des femmes immigrées et racisées du Québec (RAFIQ) devra obtenir le consentement explicite de la personne avant de partager les informations.
- Néanmoins, il peut parfois être nécessaire de partager des renseignements personnels avec des tiers. Par conséquent, des renseignements personnels peuvent être divulgués à des tiers sans le consentement de la personne concernée dans certains cas, notamment, mais sans s’y limiter, les situations suivantes :
- Le Réseau d’Action pour l’égalité des femmes immigrées et racisées du Québec (RAFIQ) peut partager des renseignements personnels avec des organismes publics (comme le gouvernement), sans le consentement
de la personne concernée, lorsque ces organismes recueillent les informations dans le cadre de leurs
responsabilités ou de la mise en œuvre de programmes qu’ils gèrent, par le biais de leurs représentants.
- Le Réseau d’Action pour l’égalité des femmes immigrées et racisées du Québec (RAFIQ) peut partager des renseignements personnels avec des organismes publics (comme le gouvernement), sans le consentement
Informations supplémentaires sur les technologies utilisées :
- Voir Annexe 2
4. Conservation et destruction des renseignements personnels
Sauf si une durée minimale de conservation est requise par la loi ou la réglementation applicable, le Réseau d’Action pour l’égalité des femmes immigrées et racisées du Québec (RAFIQ) ne conservera les renseignements personnels que pour la période nécessaire à la réalisation des objectifs pour lesquels ils ont été collectés.
Les renseignements personnels utilisés par le Réseau d’Action pour l’égalité des femmes immigrées et racisées du Québec (RAFIQ) du Québec pour prendre des décisions concernant une personne, seront conservés pendant au moins un an suivant la prise de décision, ou même pendant sept ans après la fin de l’année fiscale au cours de laquelle la décision a été prise, si cela a des implications fiscales, telles que les circonstances liées à la fin de l’emploi.
À la fin de la période de conservation requise ou lorsque les renseignements personnels ne sont plus nécessaires, le Réseau d’Action pour l’égalité des femmes immigrées et racisées du Québec (RAFIQ) veillera à :
- Les détruire de manière sécurisée ;
- Les anonymiser de manière irréversible, de sorte qu’ils ne puissent plus être utilisés pour identifier la personne et qu’il soit impossible d’établir un lien entre la personne et les renseignements personnels, sauf s’ils sont utilisés à des fins légitimes et sérieuses.
La destruction des renseignements par le Réseau d’Action pour l’égalité des femmes immigrées et racisées du Québec (RAFIQ) sera effectuée de manière sécurisée pour garantir la protection de ces informations. Cette section peut être complétée par toute politique ou procédure adoptée par le Réseau d’Action pour l’égalité des femmes immigrées et racisées du Québec (RAFIQ) concernant la conservation et la destruction des renseignements personnels. Pour plus d’informations, veuillez contacter le responsable de la protection des renseignements personnels du Réseau d’Action pour l’égalité des femmes immigrées et racisées du Québec (RAFIQ), dont les coordonnées sont indiquées dans la présente politique.
5. Responsabilités du Réseau d’Action pour l’égalité des femmes immigrées et racisées du Québec (RAFIQ)
Le Réseau d’Action pour l’égalité des femmes immigrées et racisées du Québec (RAFIQ) assume la responsabilité de la protection des renseignements personnels qu’elle détient, en règle générale.
Le rôle de responsable de la protection des renseignements personnels au sein du Réseau d’Action pour l’égalité des femmes immigrées et racisées du Québec (RAFIQ) est occupé par Michelle Florax Hangnilo, qui occupe le poste de Coordonnatrice des projets etadjointe à la direction. Sa mission consiste à garantir la conformité aux lois et réglementations relatives à la protection des renseignements personnels. Elle approuve les procédures en matière de protection des renseignements personnels et veille à la mise en œuvre de la présente politique. Elle s’assure que cette politique est bien comprise, respectée et appliquée au sein de l’organisation. En cas d’absence ou d’indisponibilité de la responsable de la protection des renseignements personnels, la présidente du Réseau d’Action pour l’égalité des femmes immigrées et racisées du Québec (RAFIQ) assumera les responsabilités liées à la protection des renseignements personnels.
Tout membre du personnel du Réseau d’Action pour l’égalité des femmes immigrées et racisées du Québec (RAFIQ) qui a accès à des renseignements personnels ou qui est impliqué dans leur gestion doit contribuer à assurer leur protection et à respecter les dispositions de la présente politique.
Les rôles et les responsabilités des employés du Réseau d’Action pour l’égalité des femmes immigrées et racisées du Québec (RAFIQ) dans le cadre du cycle de vie des renseignements personnels peuvent être définis plus précisément dans d’autres politiques du Réseau d’Action pour l’égalité des femmes immigrées et racisées du Québec (RAFIQ), le cas échéant.
6. Sécurité des données
Le Réseau d’Action pour l’égalité des femmes immigrées et racisées du Québec (RAFIQ) s’engage à mettre en place des mesures de sécurité pour garantir la protection des renseignements personnels qu’elle gère. Ces mesures de sécurité sont adaptées en fonction de divers facteurs, notamment la finalité, la quantité, la répartition, le support et la sensibilité des renseignements. Ainsi, il est primordial de noter que les renseignements considérés comme sensibles (consultez la définition à la section 2) seront soumis à des mesures de sécurité renforcées pour une protection accrue.
Conformément à ce qui a été précédemment évoqué concernant la restriction de l’accès aux renseignements personnels, le Réseau d’Action pour l’égalité des femmes immigrées et racisées du Québec (RAFIQ) prendra toutes les mesures nécessaires pour imposer des contraintes sur les droits d’utilisation de ses systèmes d’information. Cette démarche vise à garantir que seuls les employés ayant besoin d’accéder à ces renseignements y sont autorisés.
7. Droits d’accès, de rectification et de retrait du consentement
Pour exercer leurs droits d’accès, de rectification, ou de retrait du consentement, les personnes concernées doivent soumettre une demande écrite à cet effet au responsable de la protection des renseignements personnels du Réseau d’Action pour l’égalité des femmes immigrées et racisées du Québec (RAFIQ), à l’adresse courriel indiquée à la section suivante.
Sous réserve de certaines restrictions légales, les personnes concernées ont le droit de demander l’accès à leurs renseignements personnels détenus par le Réseau d’Action pour l’égalité des femmes immigrées et racisées du Québec (RAFIQ) et de demander leur correction en cas d’inexactitude, d’incomplétude, ou d’équivoque. De plus, elles ont la possibilité de demander l’arrêt de la diffusion d’un renseignement personnel les concernant, lorsque certaines conditions légales sont remplies.
La responsable de la protection des renseignements personnels du Réseau d’Action pour l’égalité des femmes immigrées et racisées du Québec (RAFIQ) répondra par écrit à ces demandes dans les 30 jours suivant la date de réception de la demande. Tout refus sera motivé et accompagné de la disposition légale justifiant ce refus et les recours disponibles en vertu de la loi ainsi que le délai pour les exercer.
Sous réserve des restrictions légales et contractuelles applicables, les personnes concernées ont également le droit de retirer leur consentement à la communication ou à l’utilisation des renseignements recueillis. De plus, elles peuvent demander au Réseau d’Action pour l’égalité des femmes immigrées et racisées du Québec (RAFIQ) de leur fournir des informations sur les renseignements personnels collectés à leur sujet, les catégories de personnes du Réseau d’Action pour l’égalité des femmes immigrées et racisées du Québec (RAFIQ) qui y ont accès, ainsi que la durée de conservation de ces renseignements.
8. Processus de traitement des plaintes
Réception des plaintes
Pour déposer une plainte concernant la protection de vos renseignements personnels par le Réseau d’Action pour l’égalité des femmes immigrées et racisées du Québec (RAFIQ), veuillez contacter notre responsable de la protection des renseignements personnels par écrit à l’adresse courriel indiquée ci-dessous. Veuillez inclure votre nom, vos coordonnées, y compris un numéro de téléphone, ainsi que les détails de votre plainte.
Traitement des plaintes
Nous nous engageons à traiter votre plainte de manière confidentielle. Dans les 30 jours suivant la réception de votre plainte ou des informations supplémentaires requises, notre responsable de la protection des renseignements personnels évaluera votre plainte et vous enverra une réponse par courriel. Cette évaluation vise à déterminer si notre traitement des renseignements personnels est conforme à nos politiques, pratiques organisationnelles, et à la législation applicable.
Si nous ne pouvons pas traiter votre plainte dans ce délai, nous vous informerons des raisons de la prolongation, de l’état d’avancement du traitement, et du délai prévu pour une réponse définitive.
Chaque plainte est documentée dans un dossier distinct, comprenant la plainte, l’analyse, la documentation pertinente, ainsi que notre réponse. Vous avez également la possibilité de porter plainte auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec ou d’un autre organisme de surveillance de la protection des renseignements personnels compétent.
9. Approbation
La présente politique est approuvée par la responsable de la protection des renseignements personnels du Réseau d’Action pour l’égalité des femmes immigrées et racisées du Québec (RAFIQ), dont voici les coordonnées :
Michelle Florax Hangnilo
Coordonnatrice des relais régionaux, de la vie associative et adjointe à la direction.
Courriel : projets@rafiq.ca
Téléphone : (514) 849-3956 Ext : 204
